§1. Postanowienia ogólne

1. CODE9 Adrian Kluska z siedzibą przy ul. Marcinkowicka 109, 33-395 Chełmiec, NIP: 7343569654, REGON: 382937877 (dalej: „Administrator”, „my”, „nas”), stosownie do treści Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO, opracował politykę prywatności i dokłada wszelkich starań, aby zapewnić bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych podczas przetwarzania.
2. W tym dokumencie znajdują się zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem ze strony internetowej apxs.pl, panelu rezerwacyjnego oraz usług wypożyczalni samochodów „ApexSyndicate”.
3. Użytą w treści niniejszego dokumentu definicję Uczestnik należy rozumieć jako osobę fizyczną, która była, jest lub zostanie w danej chwili stroną czynności/relacji prawnej dokonywanej z udziałem Administratora (w szczególności Najemcę pojazdu), bez względu na jej rodzaj, która korzysta ze strony apxs.pl, a także osobę, która zawarła z Administratorem Umowę najmu oraz spadkobiercy, zapisobiercy lub osoby uposażone. Do grupy Uczestników zaliczamy osoby, z którymi związana jest prawna forma zabezpieczenia ustanowiona na rzecz Administratora (np. poręczyciele), a także pełnomocników, przedstawicieli ustawowych, osoby fizyczne reprezentujące osobę prawną (np. członków zarządu firm wynajmujących flotę) oraz beneficjentów rzeczywistych. Uczestnikiem jest także osoba, której dane są lub będą przetwarzane w celach marketingowych, użytkownicy mediów społecznościowych Administratora oraz każda osoba, która spotka się z przedstawicielem Administratora w celu uzyskania oferty handlowej.
4. Pozostałe definicje należy rozumieć w sposób wskazany odpowiednio w Regulaminie Wypożyczalni Pojazdów.

§2. Przetwarzanie Danych Osobowych

1. W związku z korzystaniem przez Użytkownika ze strony internetowej apxs.pl oraz usług wypożyczalni, Administrator zbiera dane w zakresie niezbędnym do świadczenia poszczególnych oferowanych usług (w tym rezerwacji i najmu pojazdów), a także informacje o aktywności Użytkownika na stronie internetowej.
2. Niniejszą politykę prywatności i zasady przetwarzania danych osobowych stosuje się wobec: wszystkich byłych, obecnych i potencjalnych Uczestników korzystających z serwisu apxs.pl oraz usług najmu, którzy są osobami fizycznymi. Dotyczy to również jednoosobowych działalności gospodarczych, przedstawicieli osób prawnych oraz osób kontaktowych działających w imieniu naszych Uczestników.

§3. Sposoby pozyskania danych

1. Pana/Pani/Uczestnika dane osobowe uzyskujemy w następujący sposób:
   • udostępnia nam je Pan/Pani/Uczestnik, gdy staje się naszym klientem, rezerwuje pojazd, wypełnia formularz online, podpisuje umowę najmu, kontaktuje się z nami za pośrednictwem e-mail, SMS lub telefonu bądź odwiedza naszą stronę internetową;
   • od Pana/Pani/Uczestnika organizacji, gdy staje się ona naszym klientem, a dane zostają nam przekazane w celu realizacji umowy lub kontaktu;
   • z innych dostępnych źródeł, np. z rejestrów handlowych (CEIDG, KRS), rejestrów dłużników, mediów internetowych publicznie dostępnych lub od podmiotów zajmujących się przetwarzaniem płatności (Stripe).

§4. Rodzaje danych osobowych, które przetwarzamy

1. Pana/Pani/Uczestnika dane osobowe przetwarzane są tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do świadczenia usług w ramach serwisu oraz wykonania umowy najmu pojazdu.
2. Dane osobowe, jakie przetwarzamy w przypadku rezerwacji i realizacji umowy najmu pojazdu:
   • Imię i nazwisko, adres zamieszkania/siedziby;
   • Seria i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość;
   • Numer prawa jazdy oraz data wydania uprawnień;
   • Numer telefonu, adres e-mail;
   • NIP (w przypadku firm);
   • Dane dotyczące rezerwacji, płatności oraz korespondencji SMS;
   • Dane dodatkowych kierowców podane w umowie.
3. Dane osobowe, jakie przetwarzamy, gdy reprezentujesz Firmę / Partnera B2B:
   • Imię i nazwisko reprezentanta/pracownika, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail;
   • Firma, forma działalności, adres prowadzenia działalności, NIP, REGON, numer KRS;

§5. Cel i podstawa prawna

1. Dane osobowe wszystkich osób korzystających ze strony apxs.pl oraz klientów zawierających umowę najmu przetwarzane są przez Administratora:
   • w celu świadczenia usług drogą elektroniczną i udostępniania treści w serwisie – podstawą prawną jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   • w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń (w tym windykacji, rozliczania szkód komunikacyjnych) lub obrony przed nimi – podstawą prawną jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   • w celu realizacji obowiązków ustawowych wynikających z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości (wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg) – podstawą prawną jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
2. W zakresie obsługi rezerwacji oraz realizacji procesu wynajmu pojazdów, dane przetwarzane są w celu wykonania umowy najmu – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Logi techniczne serwera (np. adres IP, żądania HTTP) mogą być przetwarzane przez dostawcę hostingu w celach bezpieczeństwa i diagnostyki – podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Administrator prowadzi własny, anonimowy pomiar korzystania z serwisu i lejka rezerwacji (odsłony stron, kroki formularza, porzucenie, błędy walidacji) bez cookies i bez danych identyfikujących osobę. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na poprawie procesu rezerwacji. Zdarzenia są usuwane po 90 dniach.
5. Jeżeli Uczestnik umieszcza w serwisie lub umowie dane osobowe innych osób (np. dane dodatkowego kierowcy), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów obowiązującego prawa i dóbr osobistych tych osób (posiadając odpowiednią zgodę lub upoważnienie).
6. Administrator przetwarza dane osób odwiedzających profile „ApexSyndicate” w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram itp.) wyłącznie w celu informowania o aktywności, promocji usług i kontaktu z użytkownikami, na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§6. Pliki cookies

1. Pliki cookies to małe pliki tekstowe instalowane na urządzeniu Użytkownika przeglądającego stronę apxs.pl.
2. Administrator wykorzystuje pliki cookies niezbędne do działania serwisu:
   • sesja administratora (uwierzytelnianie w panelu zarządzania);
   • sesja dostępu do dokumentów klienta (po weryfikacji hasłem);
   • zgoda na regulamin przed płatnością online (link płatności Stripe);
   • obsługa płatności Stripe (cookies ustawiane przez operatora płatności po przekierowaniu).
3. Pomiar lejka rezerwacji w panelu administratora nie używa plików cookies — sesja pomiaru jest przechowywana wyłącznie w sessionStorage przeglądarki (do zamknięcia karty) i nie zawiera danych osobowych.
4. Po uzyskaniu zgody Użytkownika (platforma Cookiebot) Administrator może również stosować:
   • cookies analityczne (kategoria „statystyka”) — Google Analytics, w celu pomiaru ruchu i skuteczności serwisu;
   • cookies marketingowe (kategoria „marketing”) — Meta Pixel (Facebook/Instagram), w celu pomiaru skuteczności reklam i optymalizacji kampanii.
5. Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę za pomocą banera Cookiebot albo ustawień przeglądarki. Do czasu wyrażenia zgody na daną kategorię odpowiednie narzędzia nie są uruchamiane (w przypadku Google Analytics obowiązuje tryb Consent Mode bez identyfikujących cookies do momentu zgody na statystyki).

§7. Okres przechowywania danych

1. Okres przetwarzania danych zależy od celu: dane przetwarzane są przez czas trwania umowy najmu, obsługi rezerwacji lub do momentu wycofania zgody/zgłoszenia sprzeciwu.
2. Okres ten zostaje przedłużony, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia roszczeń (np. windykacja należności za najem) lub obrony przed nimi – do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z Kodeksem cywilnym.
3. Po upływie wymaganych terminów (w tym 5 lat dla dokumentacji podatkowej licząc od końca roku podatkowego oraz 6 lat na dochodzenie roszczeń) dane są automatycznie anonimizowane przez system (skrypt retencji) lub usuwane ręcznie na żądanie.
4. Anonimowe zdarzenia pomiaru serwisu (lejka rezerwacji) są usuwane automatycznie po 90 dniach.

§8. Udostępnianie danych

1. W związku z realizacją usług najmu i obsługi serwisu, dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom przetwarzającym je na podstawie umów powierzenia.
2. Dane osobowe mogą zostać udostępnione organom państwowym (np. Policji w przypadku wykroczeń drogowych, Inspekcji Transportu Drogowego, organom podatkowym) na ich wyraźne i zgodne z prawem żądanie.
3. Odbiorcami danych mogą być dostawcy następujących usług:
   • dostawcy usług IT, hostingu i systemów rezerwacyjnych;
   • dostawcy usług analitycznych i reklamowych (Google, Meta Platforms);
   • operatorzy płatności online (Stripe);
   • dostawcy usług wysyłki powiadomień SMS i e-mail;
   • biuro rachunkowe obsługujące księgowość wypożyczalni oraz systemy fakturowania;
   • firmy świadczące usługi prawne, windykacyjne oraz audytorskie.

§9. Przekazywanie danych poza EOG

1. Administrator przekazuje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) tylko wtedy, gdy jest to konieczne (np. w ramach globalnych narzędzi autoryzacji płatności Stripe). Przekazanie odbywa się z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, głównie przez stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

§10. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:
   • dostępu – uzyskania potwierdzenia, czy dane są przetwarzane, oraz informacji o celach, kategoriach danych, odbiorcach i okresie przechowywania (art. 15 RODO);
   • do otrzymania kopii danych – przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna (art. 15 ust. 3 RODO);
   • do sprostowania – żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
   • do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeżeli brak jest podstaw prawnych do dalszego przetwarzania (art. 17 RODO);
   • do ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w art. 18 RODO (np. kwestionowanie prawidłowości danych);
   • do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);
   • do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w celach uzasadnionego interesu Administratora z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją (art. 21 RODO);
   • do cofnięcia zgody – w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
2. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@apxs.pl. Administrator udostępnia eksport danych klienta w formacie JSON na żądanie (prawo dostępu i przenoszenia danych).

§11. Dochodzenie roszczeń

1. W przypadku konieczności dochodzenia roszczeń z tytułu umów najmu pojazdów lub obrony przed nimi, Administrator przetwarza dane do czasu przedawnienia roszczeń, który zazwyczaj wynosi 6 lat zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego (lub inny termin wynikający ze szczególnych przepisów prawa), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§12. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), e-mailowo, listownie lub telefonicznie.

§13. Dane kontaktowe

1. Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@apxs.pl oraz pod adresem korespondencyjnym wskazanym w §1.

§14. Postanowienia końcowe

1. Polityka Prywatności nie ogranicza żadnych uprawnień przysługujących użytkownikowi zgodnie z Regulaminem oraz przepisami prawa.
2. Administrator ma prawo zmieniać i uzupełniać Politykę Prywatności. O zmianach Uczestnicy zostaną poinformowani komunikatem na stronie apxs.pl lub drogą mailową.
3. Niniejszy dokument stanowi integralną część Regulaminu Wypożyczalni Samochodów i wchodzi w życie z dniem 22.06.2026 roku.